Die Maile Hausverwaltung vertritt die Eigentümer und ist erster Ansprechpartner für jegliche Mieterangelegenheiten. Die Betreuung der Mieter ist vielfältig und reicht von der Erstellung des Mietvertrages und der Wohnungsübergabe über die gesamte Mietzeit bis hin zur Wohnungsabnahme zum Ende der Mietzeit und zur finalen Kautions- und Betriebskostenabrechnung. Während der Mietzeit kommt es zu vielen Fragen und Themen, bei denen die Maile Hausverwaltung den Mietern immer als Ansprechpartner zur Seite steht. Wir verstehen uns als Partner der Mieter und möchten diesen das Wohnen bzw. Arbeiten in deren Räumen so angenehm und schön wie möglich machen, ohne dabei die Ziele des Eigentümers aus den Augen zu verlieren. Es ist oftmals der wichtigste Ort im Leben der Menschen – Ihr Zuhause. Hierbei ist es oft ein Geben und Nehmen – wir ermöglichen diesen ein schönes Wohnen und Arbeiten, ein Ort, an dem Sie sich wohlfühlen. Im Gegenzug halten diese die Wohnungen in einem guten Zustand und haben ein Eigeninteresse, dass das gesamte Mietwohnhaus bzw. Gewerbeobjekt in ebensolchem erstrahlt. Von einem guten Mieter Eigentümer bzw. Mieter-Hausverwaltungs-Verhältnis profitieren immer Eigentümer und Mieter gleichermaßen.

Gesetzlich müssen die Mieten aller Mieter zum dritten Werktag des Monats auf das Hauskonto
eingehen. Die Maile Hausverwaltung überprüft entsprechend alle Mieten zum Beginn eines jeden
Monats und leitet bei Nichtzahlung oder bei abweichender Höhe der gezahlten Miete die
entsprechenden Schritte ein. Meist reicht ein Anruf oder eine Erinnerung, es kommt jedoch auch
dazu, dass Mahnungen versandt sowie in Ausnahmefällen weitere Schritte wie fristlose Kündigung oder Räumungsklagen eingeleitet werden müssen. Die Maile Hausverwaltung kümmert sich hierbei um alle Angelegenheiten und bleibt durch digitale Anwendungen immer auf dem aktuellen Stand.

Neben den Mieteingängen werden auch sämtliche Rechnungen wie z.B. von Versorgern, Grundsteuer oder Handwerkern durch unser Team auf Richtigkeit überprüft und, nach Freigabe, vom Hauskonto beglichen. Zudem werden offene Forderungen stetig kontrolliert und im Falle gemahnt.

Entsprechend dem buchhalterischen Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ werden anschließend sämtliche Buchungen durch die Objektbuchhaltung erfasst. Die Maile Hausverwaltung hält für jedes Objekt die Buchhaltung konstant auf dem aktuellen Stand. Jede Gutschrift, Bezahlung und Abbuchung werden auf Richtigkeit und Beleg überprüft und entsprechend in der Buchhaltung verbucht. Jeder Kunde erhält so für jedes Quartal eine umfassende Quartalsabrechnung je Objekt, in welcher sämtliche Kennzahlen übersichtlich dargestellt werden. Zudem wird für jedes Objekt eine Jahresabrechnung erstellt sowie sämtliche Dokumente und Belege für Finanzamt und Steuerberater zur Verfügung gestellt. Durch die Nutzung innovativer EDV-Systeme und direkter Verknüpfungen mit Banken kann dieser Prozess durch die Maile Hausverwaltung in Echtzeit durchgeführt werden und bleibt so zu jedem Zeitpunkt auf dem aktuellen Stand.

Die Maile Hausverwaltung erstellt jährlich sämtliche Betriebskostenabrechnungen eines jeden Objektes. Hierbei werden sämtliche angefallenen und umlagefähigen Betriebskosten wie z.B. Allgemeinstrom, Wasser, Grundsteuer, Hausreinigung, Versicherungen, Wartungen, etc. gemäß der vertraglich vereinbarten Verteilerschlüssel den einzelnen Einheiten zugerechnet. Hierbei ist besonders auf die unterschiedlichen Regelungen in den einzelnen Mietverträgen zu achten. Zu unterscheiden gilt es hier zwischen Pauschalen und Vorauszahlungen.

Während es bei einer Nebenkostenvorauszahlung des Mieters zu einer jährlichen Abrechnung kommt, bei welcher die gezahlten Nebenkosten den angefallenen und umlagefähigen Betriebskosten centgenau gegenübergestellt werden und diese somit zu Guthabenauszahlungen oder Nachzahlungen führen, verhält sich dies bei Pauschalen anders. Hier wird überprüft, ob und inwiefern die gezahlten Pauschalen die angefallenen Kosten deckten, es kommt jedoch nicht zu einer nachträglichen Anpassung in Form einer Guthabenauszahlung oder Nachzahlung. Für beide gilt jedoch, dass die jeweilige Betriebskostenabrechnung bzw. Überprüfung der Pauschale maßgeblich ist für eine etwaige Anpassung der zukünftig zu zahlenden Nebenkostenvorauszahlungen oder Pauschalen – sowohl nach oben als auch nach unten. Die Maile Hausverwaltung behält zu jedem Zeitpunkt die Übersicht über
alle anfallenden Thematiken und Besonderheiten je Objekt und Einheit und führt die Abrechnungen, Überprüfung der Pauschalen als auch deren Anpassung fristgerecht und nach derzeit geltendem Recht durch.

In jedem Objekt sind gleich mehrere Dienstleister tätig – oft sichtbar, teilweise aber auch unsichtbar, die alle mit großer Sorgfalt gewählt, angeleitet und kontrolliert werden müssen. Neben den wohl bekanntesten Dienstleistern im Haus, dem Hausreinigungsdienst und Handwerkern jeglicher Art, gesellen sich weitere wie Abrechnungsdienstleister von Wasser- und Energieverbräuchen, Dienstleister für Rauchwarnmelder-, Heizungs- und Aufzugswartungen, TÜV, Schornsteinfeger und andere. Kommt es zu Reparaturen im Haus, so nimmt sich diesen die Maile Hausverwaltung persönlich an und beauftragt, leitet und kontrolliert die entsprechenden Handwerker in Ihren Tätigkeiten. Die Maile Hausverwaltung kann aufgrund Ihrer langen Historie auf ein breites Netzwerk an langjährigen Partnern und Dienstleistern zurückgreifen, wodurch Eigentümer von kompetitiven Preisen und erstklassiger Leistung der Dienstleister profitieren. Dies erstreckt sich über alle Gewerke, wodurch schnelle, individuelle und kostengünstige Lösungen in Sachen Instandhaltungsmaßnahmen, Renovierungen und Sanierungen gefunden werden.

In gewissen Abständen sollte die Miethöhe eines jeden Mieters auf die aktuell marktüblichen Mieten überprüft und entsprechend angepasst werden. In den letzten Jahren wurde dieser Prozess mehr und mehr reglementiert und entsprechend kompliziert. In vielen Gebieten Deutschlands wurden Mietspiegel (sog. Mietpreisbremse) eingeführt, die für Wohnungen mit einer entsprechenden Lage und Ausstattung eine maximale Höchstmiete vorschreiben. Die Kriterien hierfür ändern sich hierfür laufend. Zudem wurden sog. Kappungsgrenzen eingeführt, welche eine Erhöhung der Kaltmiete prozentual und zeitlich begrenzen und sich auch je Gebiet unterscheiden. Wir sorgen dafür, dass alle gesetzlichen Regelungen eingehalten werden und die Mieten sich stets auf einem gesunden Niveau halten. Was viele, insbesondere Mieter, oftmals nicht beachten: ist der Mietertrag gut, hat der Eigentümer einen größeren Anreiz mehr in den Erhalt des Objektes zu stecken, wovon wiederum alle Mieter profitieren.

Die Maile Hausverwaltung verwaltet nicht nur, sondern sie betreut ihre Objekte – hierunter fällt auch, dass sie sich offener Punkte persönlich annimmt, um vor Ort die bestmöglichen Lösungen zu finden.

Instandhaltungsmaßnahmen gilt es fortgehend zu bewerten und, falls notwendig, durchzuführen, um eine langfristige Funktion und den Werterhalt des Objektes sicherzustellen. Hierbei legen wir besonderen Wert darauf, altes, wenn möglich und sinnvoll, zu erhalten, insbesondere wenn es sich hierbei um denkmalgeschützte Objekte handelt. Neuere Materialien sind nicht automatisch besser und eine Reparatur kann sowohl nachhaltiger, wirtschaftlicher als auch optisch ansprechender sein als der direkte Austausch gegen etwas Neues. Dennoch bedarf es auch bei Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen einer weitsichtigen Kenntnis des Objektes sowie eines tiefen technischen Verständnisses. Ist z.B. eine Wohnung in einem renovierungsbedürftigen Zustand, so können bereits bei Reparaturarbeiten während des bestehenden Mietverhältnisses die richtigen Schritte eingeleitet und somit Kosten bei der Renovierung vermieden werden. Oftmals ist auch, neben dem technischen Verständnis, ein hohes Maß an Kreativität gefragt – denn jedes Objekt ist anders und oftmals gibt es nicht nur die eine Lösung, sondern viele oder auf den ersten Blick keine.

Die Maile Hausverwaltung hat etliche Jahre Erfahrung in der Planung, Durchführung und Kontrolle von Instandhaltungsmaßnahmen und ist somit auch für diese Tätigkeiten ein kompetenter und vertrauensvoller Partner für Ihre Objekte.

Neben Instandhaltungsmaßnahmen kümmert sich die Maile Hausverwaltung für Ihre Kunden auch um Renovierungen und Sanierungen – sowohl im Innen- als auch Außenbereich der Objekte. Nach Wunsch übernimmt die Maile Hausverwaltung die komplette Bauplanung und Bauleitung, von der Konzeption bis zur Fertigstellung und Abnahme. Diese für Hausverwaltungen recht untypische Tätigkeit hat einen Ursprung: Vor langer Zeit und bei den meisten Hausverwaltungen bis heute üblich, wurden für Renovierungen und Sanierungen Architekten beauftragt. Für viel Geld wurde die Planung und Bauleitung übernommen. Während wir als Hausverwaltung den Architekten detaillierte Instruktionen gaben (Planung), übernahm dieser die Bauleitung. Während es bei Fertigstellung zufriedenstellend aussah und die Abnahme erfolgreich verlief, kam es bereits früh zu Problemen bei z.B. Abläufen, Fugen oder Belüftungen. Der Zeithorizont für Architekten ist ein anderer als für Hausverwalter. Nach Fertigstellung und Ablauf der Gewährleistung ist es dem Hausverwalter weiterhin ein großes Anliegen, dass es zu keinen Problemen kommt. Nachdem die Maile Hausverwaltung zu diesem Zeitpunkt also bereits die Planung selbst anfertigte, wurde auch begonnen, die Bauphase eigens zu betreuen, um sauberes und nachhaltiges Arbeiten der Handwerker zu gewährleisten – quasi im Eigeninteresse. Nach hervorragenden Resultaten und insbesondere hoch erfreuter und zufriedener Kunden wurde dazu übergegangen, heute die meisten Projekte selbst zu steuern, von Wohnungsrenovierung bis hin zu Fassadensanierungen. Ein wahrliches Alleinstellungsmerkmal gegenüber den meisten Hausverwaltungen, wie ein langjähriger Kunde uns attestierte.

Der gesamte Prozess vom Eingang einer Kündigung bis zur Neuvermietung mit Schlüsselübergabe und Eingang der Kaution des neuen Mieters ist ein langer und zeitaufwendiger. Die Maile Hausverwaltung übernimmt diesen vollständig für Sie. Nach Prüfung der Vertragsunterlagen, Versand der Kündigungsbestätigung, Auflösungsantrag des Kautionskontos sowie einer ersten Besichtigung zur Prüfung von Instandhaltungsmaßnahmen und Aufnahme von Fotos zur Neuvermietung, wird ein Wohnungsabnahmetermin vereinbart. Ein detailliertes Abnahmeprotokoll wird angefertigt, Zählerstände den Versorgern gemeldet und sämtliche Schlüssel dem Mieter abgenommen. Während der Neuvermietungsprozess bereits läuft, kommt es zur Kautionsabrechnung – hier kann es für entstandene Schäden in der Wohnung, aber auch für etwaige in der Zukunft anfallende Betriebskostennachzahlungen zu einem teilweisen Kautionseinbehalt kommen. Nachdem ein neuer, für das Objekt passender Mieter gefunden wurde, wird diesem der Mietvertrag nach neuestem Recht in zweifacher Form zugesandt und bereits im System hinterlegt. Nach Eingang des unterschriebenen Mietvertrags wird ein neues Kautionskonto erstellt, auf welches die Kaution eingezahlt wird, sowie ein Übergabetermin vereinbart. Auch hier wird ein detailliertes Übergabeprotokoll angefertigt, bis die Schlüssel vollständig übergeben werden und der neue Mieter sein neues Zuhause beziehen kann.

Jeder neue Mieter erhält von uns ein Willkommensschreiben – denn wir freuen uns auf eine angenehme Zusammenarbeit mit jedem Mieter über dessen gesamte Mietzeit und darüber hinaus.